Auxilio en Ruta
Análisis del Proceso Actual y Propuesta de Sistema Digital
Propuesta de Solución a la Medida — Agrestec
Análisis del Proceso Actual y Propuesta de Sistema Digital
Tanto el STM como la OT se manejan en formato impreso y se llenan a mano. Esto genera riesgo de extravío, ilegibilidad, información incompleta, y no hay respaldo digital hasta que el capturista lo introduce manualmente.
El mecánico realiza al menos 3 viajes internos antes de poder salir a atender la unidad: al almacén por códigos, al capturista por la requisición, y de regreso al almacén por las refacciones. Esto puede representar 30-60 minutos perdidos en cada auxilio.
El capturista es un intermediario de datos puro. Recibe información, la teclea en una BD, y genera documentos. Su función entera puede ser absorbida por un sistema digital donde los actores ingresan datos directamente.
Los reportes por WhatsApp no tienen estructura, se pierden entre conversaciones del grupo, no generan métricas, y no se pueden consultar históricamente de forma eficiente. No hay manera de medir tiempos de respuesta.
Las fotos se envían por WhatsApp y quedan dispersas. No se vinculan al ticket, no se almacenan de forma centralizada, y se pierden con la rotación de teléfonos o limpieza de chats.
Nadie tiene una vista completa del estado de todos los auxilios. No se sabe cuántos tickets están abiertos, cuáles son las fallas más frecuentes, ni se pueden generar reportes de desempeño.
| Actor | Proceso Actual | Con Sistema Propuesto | Impacto |
|---|---|---|---|
| 🚛 Operador | Reporta por WhatsApp de forma no estructurada, envía fotos sueltas al grupo | Usa App Móvil con formulario guiado, GPS automático, cámara integrada al ticket | MEJORADO |
| 👔 Supervisor | Recibe en WhatsApp, llena STM impreso a mano, lo lleva físicamente al taller | Recibe notificación push, revisa reporte digital, aprueba con un tap. STM se auto-genera | MEJORADO |
| 🔧 Jefe de Taller | Recibe STM en papel, lo pasa al capturista, escribe refacciones a mano en OT | Recibe OT digital, selecciona refacciones de catálogo, cierra tickets en panel | MEJORADO |
| 🛠️ Mecánico | 3 viajes internos (almacén → capturista → almacén) antes de salir a ruta | 1 sola parada: recoge refacciones ya preparadas. Registra evidencia desde App | MEJORADO |
| 📦 Almacenista | Busca códigos manualmente cuando llega el mecánico, espera requisición impresa | Recibe requisición digital con códigos ya asignados, prepara paquete anticipadamente | MEJORADO |
| 💻 Capturista | Captura STM en BD, genera OT, genera requisiciones, recibe OT final y cierra ticket | Todas sus funciones son absorbidas por el sistema digital | ELIMINADO |
Se eliminan los 3 viajes del mecánico (almacén → capturista → almacén), el llenado manual de formatos, y los traslados físicos de documentos. El tiempo desde la detección de la falla hasta que el mecánico sale a ruta puede reducirse de ~90 minutos a ~20 minutos.
Cada ticket tiene un historial digital completo: quién reportó, cuándo, qué se aprobó, qué refacciones se usaron, fotos de evidencia, tiempos de respuesta. Todo auditable y consultable.
Eliminación del puesto de Capturista, eliminación de impresión de formatos, reducción de tiempos muertos de unidades, mejor control de inventario de refacciones.
El sistema genera datos estructurados que permiten identificar unidades problemáticas, fallas recurrentes, rutas de alto desgaste, y planificar mantenimientos preventivos basados en datos reales.
Los formularios digitales aseguran que toda la información requerida se capture siempre. No más campos vacíos, no más letra ilegible, no más formatos extraviados.
El sistema puede expandirse a otros procesos de mantenimiento (preventivo, correctivo en base), y puede manejar cualquier cantidad de unidades, rutas, y turnos sin necesidad de más personal de captura.
Propuesta de Solución a la Medida — Auxilio en Ruta — Agrestec®
Preparado: Marzo 2026